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职场中开会的学问

日期:2012-04-19 来源:浙江省旅游培训管理中心

 

头脑风暴会、部门策略会、客户见面会、新闻发布会、各类营销峰会、推介会,甚至各种论坛营销人总要拿出许多时间应付各种会议。拍拍脑袋想一想,我们一个月的时间当中有多少时间被开会占据了?

也许很多营销人都有同感,那就是当领导、或者下属、或者记者、或者朋友、或者家人打电话找你的时候,你常常给予对方的回答是“在会上”。而在这些大大小小的会中,有多少是有价值的?有多少是去了以后又后悔的?还有多少是不痛不痒、形同鸡肋的?

参加的会多了,我们也会总结出一些参会的经验,对于参会的选择,每个人都有自己的原则和标准。对会议的管理,其实就是一个选择的过程和时间管理的过程,做好会议管理,你的工作效率会提高很多。

陈杨

安吉斯媒体集团中国区策略资源总监

开会频率:每天至少一次;

参会类别:公司内部自己团队的会、跟别的部门的会、跟客户的会、论坛等等;

参会装备:笔记本电脑或者iPad

开会场所:大部分在公司开,一些很重要的问题可能在饭馆或者咖啡厅与客户聊;

创意会议形式推荐:内容大于形式,开会是为了解决问题;

会议管理经验:开会之前一定要让所有参会的人心里清楚开会的目标,第二是在会上不能分心,对于讨论不出结果或者说不清楚的事情,可以考虑放一放。

如何跟客户开会

第一、明确跟客户开会要达成什么目的。开会之前要明确会议的重点是什么,需要准备哪些东西,会后想得到哪些东西。有的时候客户自己都没有想清楚的事情,他们自己都不知道要说什么,这时候更要跟客户明确开会目的。关键在于解决问题,不然就是浪费时间。

第二、明确自己在会议上扮演的角色。分类来讲,如果是跟客户分享我们的服务或者产品,我们会讲得比较多。如果是客户向我们部署什么任务,就要多听少说话。我们的角色是出主意的人,还是了解信息的人,还是帮助客户去说服其他人等,都要搞清楚。

需要注意的是,有的时候和客户开会不光只有我们媒介策划公司,还会有参与项目会议的其他公司,比如研究公司、创意公司等。这种情况下,有些时候我们在项目的意见上会有很大的分歧,我们就需要注意自己的参会角色,斟酌言辞和沟通的方法。特别是对于不是我们负责的部分,一般来说不会特别去强调或反对,但同时也不能一味地让步,这就需要权衡。切记不能喧宾夺主,否则会给自己和客户带来更多的麻烦。

第三、要符合客户口味。开会前要做好充分的准备,要明确自己跟客户的关系,要用客户喜欢和容易接受的方式去跟他们交流。比如有的客户喜欢看表格,有的客户喜欢看图片,有的客户希望更多的口头沟通而不是单方面灌输,需要把握好方式。

第四、会议结束一定要总结。这是会议结束后必须做的一件事情,总结要发给客户和每一个相关的人。因为很多时候在会上说定的东西,客户一转头就忘了,日后可能导致各种问题。作总结一方面是明确每个人的分工和职责,另一方面也是保护公司自身的一种方式。这点同样适用于公司内部的各种会议。

郑国强

圣元国际营销公司市场总监

开会频率:每周6次以上;

参会类别:部门内部沟通会、跨部门业务协调会;公司月度会议、季度会议、年度会议、经营会议;产品会、推广会、培训会、媒介沟通会议等等;

参会装备:笔记本电脑;笔记本;

开会场所:总部;张家界、庐山、马尔代夫等;欧洲;

创意会议形式推荐:视频会议、电话会议、网络会议;

会议管理经验:第一,会议前,要做好充分的计划和准备。会议的组织者,要明确会议的主题、通过会议要解决的问题,提前准备好会议讨论的基本要点、草案等,提高会议效率,否则容易跑题;第二,会议中,要做好会务的组织和相关会务工作。要有一个文笔较好、逻辑性强、认真仔细的人做好会议记录,及时将会议讨论的结果、意见、决议等,在会后形成会议纪要,发给相关人员;第三,会议后,要有明确的跟进和落实。对于会议形成的决议和意见,形成纸面的要求,明确完成时间、责任人,以及相关支持人等,并明确跟进人,及时监督、跟进,通报进度,确保会议研究的事项按时落地、执行到位。

周例会这样开

第一、固化时间和内容,形成惯例和习惯,提高会议效率。要固定时间点,比如每周一上午10点开例会,让大家形成习惯,从而能够提前安排好自己的工作。从内容上讲,总结上周做了什么,各项重点工作的进度,现在是什么状况,下一步主要的工作,还需要什么支持,最终再统一强调,明确下一步的工作重点。关键是形成惯例,开会的时候议程明确、条理清楚、言简意赅,才会提高效率。

第二、会议组织者做好会前梳理和会中引导,充分发挥主导作用。作为部门例会的组织者,直接关系到整个会议的效率和效果。所以,要在会议之前梳理一下上周做了哪些事情,公司最近有什么动态,下一步有什么策略和活动规划等,对需要明确的重点内容,要首先列一个大概的会议提纲,以免遗漏。在人员汇报工作的过程中,哪些事情需要明确、哪些事情需要调整、哪些事情需要强调、哪些事情需要重点跟进等,组织者都要非常清楚,适时强调和引导,以确保会议的顺畅和明确会议的要点。

第三、群策群力、充分沟通,更好地发现机会、找出问题,并解决问题。做市场,需要每个人、每个部门之间的相互沟通、协调、支持和配合,需要团队合作的精神。比如一个好的推广活动,不仅需要设计部门充分发挥想象力和创造力,设计出更吸引眼球的海报和助销工具,需要产品人员就品牌定位、企业形象等有个长期的规划和建设,提出合理化的建议意见,还需要推广人员跟一线人员充分沟通、发现问题进而拿出更简单、可行的策略和措施,一个推广活动涉及的环节、部门、人员、细节很多,需要相互之间充分的沟通,从多方面去碰撞问题、激发灵感、风暴策略,从而找到更好的方案和方法。

葛承志

奇艺网销售部运营中心高级总监

开会频率:至少两天一次;

参会类别:公司内部会议、对外营销会、客户培训会;

参会装备:笔记本、笔记本电脑、笔和会议相关资料、名片、激光笔、无线翻页器等;

开会场所:除公司、酒店外,还有咖啡厅;

创意会议形式推荐:曾经在上海出差时,需要上海和北京的同事共同开会,于是两地同时打开PPT,当时用电话会议系统,将我在上海演讲的声音同时传达给北京那边。但我认为不见面的会议解决问题的效率不如见面的会议高,有时候也表达不清楚;

会议时间管理:利用Outlook的会议通知,或者要求会议组织方提前发短信。

客户培训会怎么开

第一、明确开会的目的和对象。我面对的是奇艺网的广告主、正在开发的客户、广告公司的人,他们来自市场部或采购部,是涉及广告投放和营销合作的部门。

开会前我会通过销售部门的同事从客户那里明确他们想知道的内容,一般会要一个提纲,然后准备相关的素材、做PPT。如果对方是较高级别的人,就不会讲过于细节的东西。一般会介绍一下视频行业的发展趋势、奇艺网的理念以及整个互联网行业的发展。

第二、当听众三心二意怎么办?如果开会地点允许的话,我不会坐着讲。因为开会的人也坐着,各自对着各自的电脑,如果双方没有目光交流,听众很可能听一会儿就去做自己的事情或者发困。一般来讲,我会站在投影仪的边上讲PPT,让听众在看到PPT的同时也看到我,通过抑扬顿挫的声音和相互交流的面部表情来吸引听众的注意。

在开会过程中加上一些互动,比如讲到发展历史、社会热点现象时,可以顺势提几个小问题,使听的人不至于睡着或者走神。

当培训会的人数比较多的时候,演讲时不可能照顾到每一个人的表情,就要下意识地增加一些互动环节,比如有奖提问,给回答正确的人分发小礼品;也可以做一些比较风趣幽默的阐释,利用社会的热点问题做一些类比等,以此提高大家的收听兴趣。第三、需要注意的问题。

一般我会尽量控制时间,预留10-20分钟时间给到QA环节,看大家有什么问题、意见和建议提出来。有的企业比较喜欢提问,而且问题也很尖锐,这些都能应付。最可怕的是讲完之后大家发愣,没有任何问题。可能是他们不能了解我讲的,或者他们不感兴趣,或者我讲得不好。

这时候我会跟相关同事沟通,看下一步还需要讲些什么,需不需要会后发书面资料给他们,或者将来准备内容的时候有什么需要注意的,为下次的培训积累经验。

跨部门沟通会心得

很多人会忽视跨部门沟通会,其实这块如果处理不好会影响整个公司的运营。跨部门沟通会从前期目标的明确到沟通效率到后期的执行力,都很重要。

在开会前,要做好充分的准备,这种准备甚至比见客户更要充分。因为每一次的跨部门会议要讲的东西和要解决的问题都是不一样的。这种情况下,首先要有明确的目标,将待解决的问题全部列好。在开会之前将这些问题发出,让大家准备好解决预案,然后拿到会上讨论,就会比较有效率。

问题有两种:一种是开放式问题,比如这是什么、该怎么办等等;另一种是封闭式问题,即抛出问题后给出几个选项,看各个部门之间对这几个选项的态度,然后选出最优方案。或者根据这几个选项引出另外一个解决问题的方式。我更倾向于抛出封闭式问题,让大家在会前事先准备好预案,就不会在会上扯得太远。

在会议末尾,会议组织者再强调一下今天讲了什么,下一步的计划是什么,还需要解决什么问题,做哪些沟通的准备等等。每次会议之后做一个会议简报,用电子邮件的方式发给参会的人。

蒋美兰

捷希女鞋集团中国区行销部副总经理

开会频率:每天至少1-2次;每周有3个固定会议、2个专案会议;忙时,40%以上的时间都在开会;

参会类别:主管会议、部门会议、专案会议、创意会议;

参会装备:电脑、手机、创意参考资料;

开会场所:公司大嗅议室、外面咖啡馆、旅馆、商场;

创意会议形式推荐:团队所有成员在封闭式酒店开会,没有外界以及日常琐事的干扰,开会效率非常高;另外就是在卖场现场开会,能够与团队成员迅速及时地沟通,效果也非常不错;QQ群、MSN也是便捷有效的开会形式;

会议时间管理:最简单的就是Outlook,可以提醒会议时间;其次还要了解与会者的行程安排,根据每个成员的日程安排确定会议时间,并设置时间提醒。

专案会议怎么开

捷希女鞋刚刚在北京举办了秋冬季新品发布会,以这次大秀的专案会议为例:

第一,开会之前,要明确开会的目的。这次大秀,我们从三个月前就已经开始策划准备,每一次的会议都有不同的目的,通过每次的会议来推进专案的进程。

第二,需要对会议流程、参会人员有足够清晰的了解,并且准备会议所需道具、档案等一系列东西。自开始策划大秀以来,专案会议可能每周都需要开,会议流程如下:

 (1)回顾上周的会议记录;

 (2)确定当周的进度;

 (3)确定各部门、协力厂商工作现状;

 (4)确定需要各部门协调事宜;

 (5)讨论决定下一步需要做的事情,并且分工落实到人。

第三,为了保证会议高质高效地完成,需要注意以下几点:

 (1)事先说明预期产出,做好流程及时间分配并严格执行;

 (2)确定每个伙伴都会到达现场;

 (3)确定所有与会需要的素材都完整出现;

 (4)确定下一目标及未来的日程表安排。

第四,会议结束后,需要检查会议记录,随时确定下一步安排好的工作正常进行。

第五,一般情况下,开会如果超过90分钟,人心其实已经涣散了,会议品质就极差,因此,控制会议的时间也是会议召集者需要注意的一个问题。

会议沟通心得

我们有一种特殊的会议形式,即“绿灯会议”,这是我们的创意发散会议。在这样的会议上,参会成员可以针对自己的品牌自由发言,但任何人不可以先提困难。

另外,有时候会上有的人不爱发言、比较拘谨,或者有新的同事加入,对新环境不够了解,不敢发言。这时,上司的鼓励和赞扬就显得非常重要。要鼓励他们多发言,并且赞美他们的点子,增加他们的自信。还有一种比较好用的方法,就是指派实际的工作给这样的人,让他们对相应工作产生责任感,这样便能调动起他们的积极性。

那么,如何与老板或者客户沟通?其实很简单,那就是站在他们的立场上想问题,事先想好他可能发问的内容、想好他可能担心的问题、听从你的建议后他们可以得到什么。站在对方的位置解决好这些问题后,说服他们当然也就不成问题了。



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